С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для большинства грузоперевозок по России. Это требует от компаний не только перехода на электронный документооборот, но и правильного оформления полномочий сотрудников на подписание. Разбираемся, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как её оформить в 1С.

Машиночитаемая доверенность: что это и зачем нужна

МЧД — это XML-документ, который даёт сотруднику право действовать от имени организации или ИП. В случае с ЭТрН доверенность требуется, если накладную подписывает не директор, а другой сотрудник: водитель, логист, экспедитор или менеджер.

Говоря проще: руководитель выпускает МЧД с помощью своей квалифицированной электронной подписи (КЭП) и тем самым делегирует сотруднику право подписывать транспортные документы от лица компании.

Кому и в каких случаях нужна МЧД

Доверенность обязательна для всех, кто подписывает ЭТрН или путевые листы (ЭПЛ) от имени организации. Это распространяется на:

• грузоотправителей;
• перевозчиков;
• грузополучателей.

Если документ подписывает сам руководитель — МЧД не требуется. В остальных ситуациях у сотрудника должна быть действующая машиночитаемая доверенность.

Как оформить МЧД в 1С

В прикладных решениях 1С предусмотрен удобный инструментарий для работы с МЧД. Доверенности создаются и хранятся в едином журнале, где собраны все внутренние и внешние МЧД.

Алгоритм создания доверенности:

1. Откройте раздел электронных документов (например, «1С-Отчетность» или «1С-ЭДО» — зависит от версии конфигурации).
2. Выберите команду «Создать» → «Машиночитаемая доверенность».
3. Заполните реквизиты: укажите организацию, сотрудника и перечень его полномочий.
4. Подпишите доверенность КЭП руководителя.

Готовую МЧД можно зарегистрировать в ФНС и использовать при обмене документами с контрагентами.

Практические рекомендации

Чтобы переход на ЭТрН прошёл гладко, учтите несколько важных моментов:

• Определите круг сотрудников, которые будут подписывать накладные, и оформите МЧД на каждого из них.
• Не откладывайте оформление на последний день — лучше подготовить доверенности заранее, чтобы избежать аврала перед 1 сентября.
• Используйте встроенные возможности 1С — они позволяют создавать, хранить и применять МЧД в едином процессе без лишних трудозатрат.
• Контролируйте сроки действия доверенностей и своевременно их продлевайте.

Машиночитаемая доверенность — это не бюрократическая формальность, а обязательный элемент легального электронного документооборота. Если настроить процесс сейчас, вы сэкономите время и избежите проблем с подписанием транспортных накладных в будущем.

По вопросам автоматизации процессов обращайтесь к интегратору 1С и члену Ассоциации индустриальных парков и ОЭЗ России WiseAdvice-IT!